Le client saisit une fois
Le client saisit une fois, le cabinet ne saisit plus
Une embauche annoncée par email, c’est une information à retranscrire, des pièces à retrouver et un risque d’oubli. Un formulaire en ligne rempli par le client alimente directement le dossier — sans qu’il ait à créer de compte.
Le coût caché
L’embauche annoncée par email
Un client écrit : « on embauche Julie lundi ». Suit un échange de quatre messages pour obtenir la date de naissance, le numéro de sécurité sociale, le type de contrat, la durée hebdomadaire, la pièce d’identité. Puis quelqu’un recopie tout cela dans le logiciel de paie, et range les pièces à la main.
Ce n’est pas un problème de compétence, c’est un problème de canal. L’email ne sait pas quelles informations sont obligatoires, ne vérifie rien, et ne se transforme pas en tâche assignée.
Le parcours
Du formulaire au bulletin,
sans retranscription
Le client remplit le formulaire
En ligne, sans compte ni mot de passe, souvent depuis son téléphone. Il commence par saisir son SIREN, ce qui charge la liste de ses établissements.
La demande arrive au cabinet
Elle est affectée à un collaborateur, et une tâche apparaît dans son tableau de bord. Rien ne dort dans une boîte mail partagée.
Les pièces vont dans la GED
Les documents transmis sont classés automatiquement dans le dossier SharePoint du client, à l’endroit attendu.
Le salarié est créé dans la paie
Le salarié et son contrat sont créés directement dans Openpaye depuis les informations déjà saisies. C’est l’étape où la ressaisie disparaît vraiment.
Le même principe ailleurs
Trois autres flux sans ressaisie
Déclaration d’accident du travail
Même principe et même absence de compte. Le formulaire recherche les établissements par SIREN, la déclaration est affectée automatiquement au bon gestionnaire — ou signalée comme non affectée si personne ne peut être déterminé — et le PDF de déclaration est généré.
Questionnaire d’entrée en relation
Rempli par le cabinet à l’arrivée d’un nouveau client, en trois étapes. La finalisation génère le PDF, l’envoie par email et crée automatiquement les tâches de démarrage du dossier.
GED connectée à votre SharePoint
Les dossiers et fichiers sont classés dans votre propre SharePoint, notamment à chaque embauche. Les documents restent chez vous : SocialVision navigue dedans, elle ne les héberge pas.
Ce que ça change
Le cabinet devient joignable,
sans être interrompu
Pour le client, un formulaire disponible en permanence remplace un appel qui tombe mal. Pour le cabinet, une demande complète et affectée remplace un email à relancer.
L’écart se mesure surtout sur les périodes de charge : en septembre, un pôle social qui reçoit trente embauches par formulaire structuré ne travaille pas comme celui qui reçoit trente emails à trier.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus
Le client doit-il créer un compte ? +
Non, et c’est délibéré. Les demandes d’embauche et les déclarations d’accident sont les seules surfaces accessibles sans authentification. Exiger un mot de passe d’un dirigeant qui déclare deux embauches par an garantit qu’il enverra un email à la place.
Comment la demande est-elle affectée au bon gestionnaire ? +
À partir du SIREN et du gestionnaire réellement responsable du dossier dans le logiciel de paie. Si aucun responsable ne peut être déterminé, la demande est explicitement signalée comme non affectée plutôt que d’être silencieusement perdue.
La création dans Openpaye est-elle automatique ? +
Elle est déclenchée par le collaborateur, depuis les informations déjà saisies par le client. Le contrôle humain reste en place — ce qui disparaît, c’est la retranscription d’un formulaire vers un autre écran.
Et si le cabinet utilise SILAE plutôt qu’Openpaye ? +
Les deux logiciels sont connectés pour la récupération des dossiers, des DSN et des bulletins. La création automatique du salarié et du contrat, elle, passe aujourd’hui par Openpaye.
Le formulaire fonctionne-t-il sur téléphone ? +
Oui, et c’est le cas d’usage principal : un dirigeant qui embauche remplit rarement un formulaire assis à un bureau.
Le reste du produit
Les autres modules
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