Le quotidien du gestionnaire
Les obligations et la production, au même endroit
Le pôle social ne se pilote pas à la mémoire. Un catalogue d’obligations décliné automatiquement, des tâches qui se créent d’elles-mêmes, et une fiche client où tout est réuni : c’est ce qui évite l’échéance découverte trop tard.
Le problème
Une échéance oubliée
ne se voit qu’après coup
Les obligations sociales d’un portefeuille se comptent en centaines d’occurrences par an. Tenues dans un tableur, elles se périment : personne ne met à jour la ligne d’un client sorti, et l’ajout d’une nouvelle obligation suppose de reprendre chaque onglet.
Le coût de l’oubli, lui, n’est pas symétrique. Une obligation traitée en avance ne rapporte rien de visible ; une obligation manquée engage la responsabilité du cabinet.
La mécanique
Un catalogue,
pas une liste par client
Un catalogue paramétrable
Le cabinet définit une fois pour toutes les obligations qu’il suit : déclarations, affichages, entretiens, échéances récurrentes. C’est le référentiel, pas une liste à recopier par client.
Une déclinaison automatique
Chaque obligation du catalogue se décline sur les clients concernés, sans intervention. Ajouter une obligation la propage ; ajouter un client la reçoit.
Un suivi échéance par échéance
Chaque occurrence a sa date et son état. Ce qui compte n’est pas de savoir qu’une obligation existe, mais de voir celles qui approchent et celles qui sont passées.
La fiche client 360°
Tout ce que le cabinet sait
d’un client, sur une page
C’est l’écran le plus dense de l’application, et le plus utilisé. Il évite la question qui coûte le plus de temps dans un pôle social : « où est l’information ? »
Tout est rassemblé en onglets sur un même dossier, identifié par son SIREN. Plus besoin d’ouvrir le logiciel de paie, le tableur de suivi et SharePoint pour répondre à une question simple.
- Identité, profil et convention collective
- Données de paie remontées de Silae ou Openpaye
- Bilans sociaux et questionnaires
- Effectif moyen en ETP selon la méthode URSSAF
- DSN importées et historique des imports
- Bulletins de paie par période
- Tâches et obligations en cours
- Documents de la GED SharePoint
- Rentabilité et facturation du dossier
Le portefeuille
La porte d’entrée vers les dossiers
La liste des clients suivis, filtrable par cabinet, par gestionnaire de paie, par convention collective et par effectif. C’est de là qu’on part pour ouvrir une fiche, et c’est aussi là qu’on répond aux questions transversales : combien de dossiers sur telle convention, quels clients dépassent tel seuil d’effectif.
Chaque collaborateur retrouve par ailleurs son tableau de bord personnel : ses obligations à traiter, ses tâches, ses bilans en cours et son calendrier. Filtré sur lui, pas sur le cabinet entier.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus
Faut-il saisir les obligations client par client ? +
Non, et c’est tout l’intérêt. Le catalogue est défini au niveau du cabinet, puis décliné automatiquement sur les clients concernés. Une obligation ajoutée au catalogue apparaît partout où elle s’applique.
Et les obligations propres à un seul client ? +
Elles existent aussi, sous le nom d’obligations spécifiques. Même mécanique de suivi, mais rattachées à un dossier plutôt qu’issues du catalogue — pour les cas particuliers qui n’ont pas à polluer le référentiel.
D’où viennent les tâches ? +
Certaines sont créées à la main. Beaucoup sont générées par les autres modules : un accident du travail déclaré, un questionnaire à finaliser, un rendez-vous de bilan à programmer. Le travail se signale de lui-même au lieu d’attendre qu’on y pense.
Chaque collaborateur voit-il tout ? +
Non. La visibilité suit son rôle et son périmètre : un gestionnaire de paie voit ses clients, un référent son cabinet, un administrateur l’ensemble. Le tableau de bord personnel n’affiche que ce qui lui incombe.
Comment est-on prévenu d’une échéance ? +
Par le tableau de bord au quotidien, et par des notifications : bilan préparé, tâche assignée ou terminée, rappel des tâches échues. S’y ajoutent les informations flash internes, ciblées par rôle et avec accusé de lecture.
Le reste du produit
Les autres modules
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